雑記帳 0034(2004/7/31～)
現在、仕事にメールが欠かせなくなっているが、 主にビジネスの場では、相手のメールの全文を引用してその先頭部分に返信を書く、 「全文引用」というスタイルが広く使用されており、 これはもはや「ビジネスマナー」と呼んで構わないと思う。
ビジネスのメールにおいて、メールの全文引用には、以下のようなメリットがある。
全文引用では、逆スクロールさせるだけでここまでの議論の流れを読むことが出来るので、 議論の流れが追いやすい。
この意味で、全文引用はシグネチャ込みでするべきである。 どれが誰の発言であるかをわかりやすくするためである。
「スレッド表示が可能なメーラを使え」という意見もあるかもしれないが、 「ToとCcに宛先を列挙して、『全員に返信』することで情報の共有を図る」 という使い方をしている場合(仕事のメールでは、普通の使い方だと思う)、 スレッド表示は役に立たない。 自分自身が送信したメールが受信フォルダに入らないので、 スレッドの流れが断ち切られるためである。
途中から他の人の意見を聞きたくなったような場合、 全文引用スタイルでは、メールを一通転送するだけで済む。
似たような話になるが、 打ち合わせなどにそこまでのメールの議論を印刷して持っていく必要がある場合、 全文引用スタイルでは、最後の一通のメールだけを印刷すればよい。
相手のメールを全文引用し、先頭に「了解しました」とだけ書いてあるメールは、 もちろん状況にもよるが、ビジネスのメールとしては理想的であると考えられる。
了解かどうかだけを知りたい時には、これで十分用は足りるし、 先頭だけ読めばすむから効率的でもある。
ただし、これを有効に機能させるためには、 「ここから下にはもう新しいことは何ひとつ書いてないよ」ということを 明示的に示す必要がある。先頭の「了解しました」を読んで安心していたら、 ずっと下のほうに「ただし…」と書いてあったのではたまったものではあるまい。
この点に気をつけるなら、この手の返信は「了解しました。以上。」とでも 書くのが望ましいとは思う。
重要なのは、これらのメリットは、 「全ての人が全文引用を行わないと享受できない」ということである。 途中の誰かが引用を断ち切ってしまうと、そこで流れが追えなくなるし、 転送や印刷をしても意味がわからなくなってしまう (あまりにも議論が長引いて、後ろにくっついている発言を削りたいなら、 引用を削る人自身がそこでサマリーを作成するべきだろう)。
「エスカレーターでは右側を開けておく」というマナー (このマナーの是非自体はひとまず置いておくとして)が、 全員がそのように行動しないと意味をなさないのと同様、 全文引用スタイルも全員が行わないと意味をなさない。
関係者が全体として何らかのメリットを享受するために、 個々の人間が守るべきルールを「マナー」と定義するならば、 メールの全文引用はれっきとした「ビジネスマナー」である。
---いやさ、こんなことを長々と書いたのは、「メール 全文引用」で ぐぐってみるとわかるように、 メールの全文引用を、ろくに根拠も挙げずに、 かなりヒステリックに否定する人がいまだに多数いるらしいからです (その中で、 このへんの議論は冷静だと思います)。
何かについて議論するのなら、 そのメリットとデメリットをきちんと挙げなければいけないのに、 その過程をすっ飛ばして、 ひたすら教条主義的に「全文引用はダメ!」と主張しても説得力がないでしょう。 単なる「頭の固い古参ネットユーザ」と思われるのがオチ。
念のため書き加えておきますが、私は、 ビジネスのメールに関しては全文引用スタイルの有用性を認めていますが、 メーリングリストの類では、全文引用はやっぱりマナー違反だと考えています。
Leptonさんとこの
最新号が
怪しいメール コレクションなんですが、
こんなネタなら楽でいいや
私のところにも同種のメールはたくさん届くので、
公開してみます。
Subject: 秘密でお願いしてもいいでしょうか？ いきなりのメール失礼致します。 どうも初めまして。美紀といいます。 結婚して４年、目下２６歳です。 受付やってたんですが、何故か２６歳年上の社長に目をつけられて 結婚しました。でも、えーとですね、主人の年齢が年齢なので 私、セックス面でとても満たされない日々を送っています。。 もとから人並み以上にエッチが好きってのもあるんですけど、 いますっごくしたくてしょうがないんです。。 どうしても我慢ができなくて、ネットで相手を探していたところ、 近い場所に住んでるらしい貴方を見つけて こうしてメールしている次第です。 主婦という立場上、秘密厳守での関係を持ちたいと思っているのですが、 そちらとしては何か希望する条件はありますか？ 私、仕事はしてないんですが、お金とか全然平気です。 主人からもらっているお小遣い、 全然使い切れてないのでサポートという形でも全然かまいません。 できればいいお返事いただきたいと思っています。
○○歳年上の社長に目をつけられて…というパターンのメールは 私のところにも何本も来てますね。微妙に文面が違ったりしますけど。
Subject: 初めましてくみだよ～ヾ(ﾟ▽ﾟ)ｼよろしくね～☆! 掲示板載ってたけど普通の人ですよね？？ 最近面白い事が回りになくてホント暇してま～す(――仕事何もしてないから 予定ない時は平日休日関係なく遊べちゃうんだけど!! もし特定で遊んでる人いなかったら一緒に遊びませんか??ちなみに今は 夜は週２，３回キャバクラでバイトしてますなんかこういう仕事って全然もてなくて。。 仲良くしてください！私は顔はどうか分らないけど性格は明るいのが取り柄だから きっと一緒にいてハッピーになると思うよ☆自信過剰とかじゃなくて 私が生きてて楽しいから☆メール待ってます必ず返信するんでよろしくﾃﾞｽ 職業とかきいてもいいですか？ではでは。
妙にテンション高いです。
元メールには改行がほとんどなかったのですが、 これって携帯からのメールっぽく見えるようにしてるんですかね? このメールに関して言えば、From:はhotmailでしたけど。
そういえばだいぶ前、「メールフレンドになってください。 PCはよくわからないので返信は携帯のほうにお願いします」なんてメールも 来たことがあって(探したけど発掘できなかった)、 PCがよくわからないにしちゃFrom:フィールドが偽装してあったりして なんだこりゃ? と思ったものです。
Subject: 昨日のはなしのコトなんだけどぉ♪ どうする～？アッコとカナは行くみたいなんだけどぉ・・・由美 は彼氏とデートなんだって！(>_<) ４人だけで行っちゃう？？っていうか彼氏ほしいー(>_<) ひろみはあの人とどうなったぁ？またコンパ企画してよぉ～(@⌒O ⌒@)
「昨日のはなし」と言われてもなあ…知らんっちゅうに。
文面だけ見ると、本当に「間違いメール」の可能性があるようにも見えますが、 Googleするといっぱいひっかかってきますから、やっぱSPAMですね。
Subject: この間はありがとう♪ この間は誘ってくれてありがとう♪久しぶりに楽しかったよ(^ ^) でもかなりドキドキだったけどね(^_^;) やっぱり主人以外の人と遊ぶのって楽しいね！？ かおりは正直どうだった？？今度は私が企画してみるね♪
知らんっちゅうに。
中には連続ものもあります。
Subject: こんばんわ はじめまして！掲示板みてメールしてるんですけど・・・ ２３で結婚してるけど大丈夫ですか！？ いきなり愚痴みたいですけど、、主人が今年の新入社員の女の子と浮気してるみたいで帰りが遅くって･･･ 部屋で一人でいたら悲しくなってきちゃったんです 男の人だから浮気するのは仕方ないけど･･･ 私も浮気で仕返しって思ったんだけど･･･ そういうのってアリだと思います！？
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Subject: 名前わすれてました(^-^;)ゆかっていいます。 さっきはいきなり愚痴っちゃってごめんなさい。。 寂しくてなんかどうでもよくなっちゃって･･･ あの、、いつもはこんなことしてないですよ？ でもこんな寂しい思いさせられるならこっちも！ って感じなんですけど、、もしよかったら気持ちが冷めないうちに会いませんか？ 毎日主人遅いから一人でいたくないし･･･
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Subject: 待ち合わせ もしよかったら待ち合わせの時便利だし携帯も使えるサイトに一緒に登録しません？ 前に使ってたんですけど、男の人も最初は無料みたいです！ 私これから☆ゆか☆って名前で登録するから、探してもらえますか？ http://okoranaidene.ath.cx/index.html このアドレスはすぐ消して証拠隠滅するから(^-^;) ゆかが迷子にならないようにちゃんと見つけてくださいね☆
結局、最後には出会い系に誘導されるようですね。
こっちは5連発。
Subject:こんにちは、高橋です。 このアドレスでよかったんですよね？ 会う条件なんですけど、お互い秘密で会いたいし ①お風呂でボディーソープは使わない(匂いバレ防止) ②あとが残るような事はお互いしない ③時間は２時間だけ ④写真は顔から下 この4つ守れます？
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Subject:こんばんは、高橋です。 さっき書き忘れてましたけど写真の事なんですけど 最初は送ってもいいかな？っておもってましたけど やっぱりこういう出会いでもし知り合いだったらって考えたら･･･ だから写真は送れません、もちろんあなたのもホントはみたいけどお互い会った時の楽しみってことで。 わがまま言ってごめんなさい。
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Subject:今日も元気な高橋です。 おはようございます、いよいよ今日ですね！ 今夜、期待してます！ お互い今日もがんばりましょうね♪
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Subject: 寂しくて死にそうな高橋です・・・ 返事送ってもらえてますよね？ このアドレスで受信がないのですごい心配です･･･ 下のサイトで高橋って名前で登録したので そちらに連絡もらえませんか？ せっかく先月からメール続けて仲良くなって やっと会えるんだし今日会えなかったら 寂しくて死にます。。(←大げさだけど) サイトの方で連絡待ってますね。 summer-love2004.serveftp.net/2004/
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Subject: 連絡まってる高橋です サイトの方で連絡まってるんですけど まだ連絡もらってないですよね？ 面倒だと思ったから私もこのアドレスで メール受け取れるようにしたいんですけど どうしてもお返事が受け取れないんです･･･ こっちで待ってますから、連絡ください。 summer-love2004.serveftp.net/2004/
ところでこのメールには、文面の最後に空行たくさん入れて、 離れたところに「9480」といった謎の数字が入れてあります。
これってWebビーコンみたいなもんで、うっかり全文引用して返信すると、 用心のためにFrom:を偽装したとしても 「どのアドレスに対して送ったものに対する返信なのか」がわかるように、 っていう意図なんですかね?
当然ですが、私はこれらのメールには一切返信してません。
実際問題、本当にこういう間違いメールが来る可能性も(一応可能性としては)なくはなく、 もしそうなら教えてあげたいところですが、 私だってSPAM業者の「カモリスト」に載るのは嫌ですし。
うちにはまだ債権回収メールも来てないんですがね。
Googleしても見つからないので、新手ですかね。